Không kiểm soát được chi phí vận hành đừng mong gọi vốn thành công

Bạn có thể có một ý tưởng tuyệt vời, một sản phẩm sáng tạo và một đội ngũ nhiệt huyết. Nhưng nếu bạn không hiểu rõ chi phí vận hành, nghĩa là không biết doanh nghiệp đang tiêu tiền vào đâu, hiệu quả ra sao và duy trì được trong bao lâu thì đừng mong gọi vốn thành công. Nhà đầu tư ngày nay không chỉ quan tâm đến tiềm năng, họ cần thấy bạn có khả năng kiểm soát nguồn lực và sử dụng vốn một cách hiệu quả.

Không kiểm soát được chi phí vận hành không chỉ là yếu điểm tài chính, mà còn là dấu hiệu cho thấy startup thiếu năng lực điều hành điều không nhà đầu tư nào muốn mạo hiểm.

1. Chi phí vận hành là gì? – Hiểu rõ trước khi kiểm soát

Chi phí vận hành (Operating Expenses – OPEX) là toàn bộ các khoản chi cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động liên tục mỗi ngày. Điều này bao gồm mọi thứ từ lương nhân sự, tiền thuê văn phòng, chi phí marketing, phần mềm quản lý đến các khoản chi nhỏ như phí gửi hàng, tiền điện nước.

Điểm quan trọng là không phải tất cả chi phí đều mang lại giá trị như nhau. Một số khoản giúp tăng trưởng (ví dụ marketing tạo ra doanh thu), một số khác chỉ duy trì hoạt động (như tiền thuê văn phòng) và một số có thể đang là gánh nặng (chi phí không hiệu quả hoặc chồng chéo). Nếu không phân tích được từng khoản chi đóng góp gì vào mục tiêu tăng trưởng, startup sẽ rất dễ tiêu tiền sai chỗ.

2. Những câu hỏi nhà đầu tư luôn đặt ra

Một nhà đầu tư chuyên nghiệp luôn nhìn startup qua lăng kính tài chính. Họ không đơn thuần nhìn vào con số gọi vốn mà xem bạn có biết sử dụng tiền như một nhà quản trị hay không.

Họ sẽ đặt những câu hỏi như:

• Bạn đang tiêu bao nhiêu tiền mỗi tháng? Mức tiêu này có ổn không so với tốc độ tăng trưởng?
• Burn rate của bạn là bao nhiêu? Nếu không có doanh thu mới, bạn tồn tại được bao lâu?
• Chi phí nào là lớn nhất và có chiến lược tối ưu không?
• Lợi nhuận gộp tăng hay giảm theo thời gian?

Không thể trả lời chính xác những câu hỏi trên chứng tỏ bạn chưa sẵn sàng để nhận vốn. Vì thế, trước khi đi gọi vốn, bạn phải luyện tập trả lời những câu hỏi này như một bản năng có số liệu, có dẫn chứng, có chiến lược cải thiện cụ thể.

3. Hậu quả khi không kiểm soát chi phí

Nhiều startup gọi được vốn nhưng “đốt tiền” quá nhanh do không có hệ thống kiểm soát tài chính rõ ràng. Tình trạng phổ biến là mở rộng quy mô quá sớm: Thuê nhiều nhân sự, đẩy mạnh quảng cáo, chuyển sang văn phòng mới mà không có kế hoạch cụ thể để đo lường hiệu quả.

Kết quả là:

• Burn rate vượt kiểm soát, tiền cạn nhanh chóng.
• Tỷ suất lợi nhuận thấp, không chứng minh được hiệu quả đầu tư.
• Mất lòng tin từ nhà đầu tư, khó gọi vòng tiếp theo.
• Nội bộ hoang mang vì không biết chi phí dùng để làm gì và hiệu quả ra sao.

4. 5 bước giúp startup kiểm soát chi phí và chinh phục nhà đầu tư

Bước 1: Ghi chép chi tiết từng khoản chi
Một trong những yếu tố then chốt để kiểm soát tài chính là minh bạch dữ liệu chi tiêu. Việc ghi lại đầy đủ mọi khoản chi, kể cả nhỏ nhất, giúp phát hiện các khoản “rò rỉ ngân sách” thường bị bỏ quên nhưng cộng dồn lại là con số lớn. Điều này không chỉ giúp kiểm soát tài chính, mà còn tạo ra dữ liệu nền tảng để phân tích hiệu quả sử dụng vốn.

Bước 2: Phân loại chi phí theo giá trị tạo ra
Việc phân loại chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn rõ được dòng tiền đang chảy về đâu, mà còn là nền tảng để tái phân bổ nguồn lực hiệu quả. Các doanh nghiệp biết phân biệt rõ chi phí tạo giá trị và chi phí lãng phí có thể cải thiện hiệu suất đầu tư lên tới 25% mỗi quý.

Hãy chia chi phí thành 3 nhóm rõ ràng:

Chi phí lãng phí: Những khoản chi không mang lại giá trị rõ ràng hoặc không thể đo lường hiệu quả (vd: mua phần mềm ít dùng, chi cho hoạt động không có KPI cụ thể).

Chi phí tạo giá trị: Là những khoản đầu tư thúc đẩy doanh thu và tăng trưởng như marketing, phát triển sản phẩm (R&D), tối ưu trải nghiệm khách hàng. Đây là nơi dòng vốn nên được ưu tiên.

Chi phí duy trì: Bao gồm lương nhân sự, thuê văn phòng, chi phí vận hành cơ bản. Tuy cần thiết, nhưng không trực tiếp tạo ra tăng trưởng.

Việc rà soát định kỳ và tái phân bổ ngân sách từ nhóm chi phí lãng phí sang nhóm tạo giá trị là một kỹ năng quản trị thiết yếu trong môi trường startup năng động. Không chỉ giúp sử dụng vốn hiệu quả, mà còn thể hiện sự trưởng thành trong tư duy tài chính trước nhà đầu tư.

Bước 3: Ứng dụng công cụ quản lý chi phí thông minh
Giai đoạn đầu, startup có thể sử dụng các công cụ đơn giản như Google Sheet để ghi nhận chi phí. Tuy nhiên, khi quy mô vận hành ngày càng lớn và dòng tiền trở nên phức tạp hơn, bạn cần chuyển sang các công cụ chuyên biệt như QuickBooks, Xero, Finbox hoặc phần mềm ERP. Những nền tảng này không chỉ hỗ trợ ghi chép và báo cáo tự động, mà còn tích hợp cảnh báo khi vượt ngân sách, phân tích xu hướng chi tiêu theo thời gian thực, và đồng bộ dữ liệu kế toán giúp founder đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Các startup áp dụng công nghệ quản lý chi tiêu minh bạch và chuyên nghiệp có khả năng được đầu tư tiếp cao hơn 33% so với các doanh nghiệp quản lý bằng phương pháp thủ công. Việc sử dụng phần mềm không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn gia tăng niềm tin với nhà đầu tư vì minh bạch tài chính là nền tảng của mọi quyết định gọi vốn thành công.

Bước 4: Lập ngân sách theo quý và gắn với mục tiêu tăng trưởng
Ngân sách không nên chỉ là một bản liệt kê số liệu mà phải phản ánh toàn diện chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Mỗi khoản chi cần được liên kết với một mục tiêu cụ thể: Tăng trưởng doanh thu, nâng cao trải nghiệm khách hàng, hoặc mở rộng thị phần. Việc này giúp founder không chỉ kiểm soát được dòng tiền mà còn đo lường được hiệu quả đầu tư.

Các startup có quy trình lập ngân sách theo quý rõ ràng, gắn liền với mục tiêu đo lường cụ thể (KPI), thường đạt hiệu suất tăng trưởng cao hơn 20–30% so với nhóm không có kế hoạch tài chính bài bản. Đây là lý do vì sao nhiều nhà đầu tư đánh giá cao khả năng lập ngân sách chiến lược không chỉ để kiểm soát chi tiêu, mà còn để định hướng tăng trưởng có tính toán và bền vững.

Bước 5: Đào tạo đội ngũ hiểu tài chính và biết đọc số liệu
Nhà đầu tư không kỳ vọng founder ôm trọn mọi việc, họ mong muốn startup có một đội ngũ hiểu và cùng nhau ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các doanh nghiệp có năng lực tài chính phân cấp rõ ràng thường có khả năng mở rộng nhanh hơn gấp đôi so với các tổ chức phụ thuộc vào một người lãnh đạo duy nhất.

Việc đào tạo quản lý cấp trung về tư duy tài chính, KPI và khả năng đọc hiểu dữ liệu không chỉ giúp tổ chức minh bạch, bền vững mà còn cho thấy startup sẵn sàng scale. Đây là yếu tố quan trọng giúp nhà đầu tư yên tâm rót vốn ở những vòng tiếp theo, vì họ tin rằng tiền sẽ được quản lý tốt ngay cả khi founder không có mặt trực tiếp trong mọi quyết định.

5. Ví dụ thực tế – Vì sao startup có tiền vẫn thất bại?

Một startup thương mại điện tử tại Việt Nam từng gọi được 500.000 USD vòng seed. Sau khi nhận tiền, họ thuê 10 nhân sự, mở văn phòng tại trung tâm, chi 300 triệu/tháng cho quảng cáo. Nhưng vì không có KPI cụ thể, không đo được chuyển đổi, tiền cứ trôi đi mà không tạo ra doanh thu tương ứng.

Sau 6 tháng, tiền gần cạn. Nhà đầu tư không rót tiếp vì startup không chứng minh được hiệu quả sử dụng vốn. Họ buộc phải cắt giảm nhân sự, thu hẹp hoạt động và mất gần 1 năm để ổn định lại.

Sai lầm không nằm ở ý tưởng mà ở quản lý chi phí.

Nhà đầu tư không bỏ tiền vì bạn có ý tưởng hay, mà vì bạn có năng lực thực thi và chiến lược tài chính minh bạch. Nếu bạn không hiểu rõ chi phí vận hành bạn đang vận hành doanh nghiệp trong bóng tối. Và trong mắt nhà đầu tư, bóng tối là rủi ro lớn nhất.

Hãy làm rõ từng đồng bạn chi, lý do bạn chi, và hiệu quả bạn tạo ra. Đó là cách duy nhất để bước vào phòng gọi vốn với tư thế của người kiểm soát không phải người cầu xin.

Hãy bắt đầu với một lộ trình rõ ràng, giám sát chặt chẽ và sự đồng hành của chuyên gia tài chính. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, đội ngũ tư vấn tại HALOBIZ luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng startup bền vững, liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.