Kiệt sức vì vừa vận hành vừa gọi vốn - Giải pháp cho startup đang rối giữa hai mặt trận

Nhiều nhà sáng lập startup đang rơi vào tình trạng quá tải, vừa phải chạy doanh thu, quản lý đội ngũ, vừa phải trình bày kế hoạch tài chính và gọi vốn. Hệ quả, Founder kiệt sức, công ty rối loạn, và nhà đầu tư quay lưng. Vậy làm sao để startup không sụp đổ giữa hai mặt trận sống còn này? Cùng HALOBIZ đào sâu phân tích và gỡ rối trong bài viết dưới đây,

1. Vấn đề phổ biến: Founder “ôm đồm” cả hai vai

Ở nhiều startup Việt, hình ảnh quen thuộc là chỉ 1-2 co-founder gồng gánh toàn bộ công việc từ vận hành nội bộ đến chuyện gọi vốn. Họ vừa là người viết kế hoạch kinh doanh, vừa là người chăm sóc khách hàng, đồng thời là đại diện đi pitching với nhà đầu tư. Nghe thì có vẻ “đa năng”, nhưng thực tế là đang tự đẩy mình vào thế kiệt sức.

Gọi vốn là công việc toàn thời gian. Để thu hút được nhà đầu tư nghiêm túc, founder không thể làm qua loa. Quá trình này đòi hỏi phải đầu tư nhiều thời gian cho việc nghiên cứu đối tượng phù hợp, điều chỉnh pitch deck theo từng quỹ, sắp xếp lịch gặp gỡ, theo dõi email, phản hồi yêu cầu thông tin tài chính, pháp lý,… Nếu không tập trung, khả năng cao sẽ bỏ lỡ cơ hội tốt.

Ngược lại, vận hành doanh nghiệp cũng không thể “treo”. Sales vẫn cần tăng trưởng, khách hàng vẫn cần được chăm sóc, đội ngũ vẫn cần tuyển dụng và dẫn dắt. Nếu founder mải mê gọi vốn mà lơ là vận hành, nội bộ sẽ hỗn loạn: đơn hàng trễ, nhân sự nghỉ việc, khách hàng than phiền,… Ngược lại, nếu chỉ lo vận hành mà không đầu tư cho việc fundraising, doanh nghiệp sẽ cạn dòng tiền trước khi có vốn mới.

Hệ quả là cả hai mặt trận đều yếu. Founder rơi vào trạng thái “vừa chạy vừa thở”, công việc chồng chéo, hiệu suất thấp. Startup không đạt được kỳ vọng tăng trưởng, trong khi nhà đầu tư cũng không thấy được sự chuẩn bị chuyên nghiệp.

2. Hậu quả khi không phân tách rõ ràng

Việc không tách bạch rõ ràng giữa vai trò gọi vốn và vận hành khiến nhiều founder rơi vào vòng xoáy kiệt sức và mất phương hướng. Đây không chỉ là vấn đề quản lý thời gian, mà là dấu hiệu của một tổ chức chưa trưởng thành về mặt cấu trúc.

 Kiệt sức cá nhân: Khi một người cùng lúc đảm nhiệm quá nhiều vai trò chiến lược từ tài chính đến vận hành, dễ dẫn đến việc cạn kiệt năng lượng. Sự mệt mỏi kéo dài khiến khả năng tư duy suy giảm, dễ rơi vào trạng thái ra quyết định theo cảm tính thay vì dữ liệu. Nhiều startup thất bại không vì ý tưởng dở, mà vì người lãnh đạo quá tải.

Pitch không đủ chiều sâu: Vì không có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, bản pitch deck trở nên sơ sài: thiếu số liệu tài chính cụ thể, không có lộ trình tăng trưởng rõ ràng, chiến lược mở rộng còn mơ hồ. Điều này khiến nhà đầu tư mất niềm tin, hoặc cho rằng startup “chưa đủ chín” để nhận vốn.

Vận hành chệch hướng: Khi founder dành toàn bộ tâm trí cho việc đi gọi vốn, thì bộ máy vận hành ở nhà như “con thuyền không người lái”. Nhân sự tự xoay theo bản năng, các hoạt động thiếu giám sát, hiệu suất giảm sút, khách hàng không được chăm sóc đúng mức. Từ đó kéo theo hệ quả về doanh thu, uy tín thương hiệu và tinh thần đội ngũ.

Mất điểm trong mắt nhà đầu tư: Nhà đầu tư không chỉ nhìn vào sản phẩm hay thị trường họ quan sát cách startup tổ chức vận hành và phân bổ nguồn lực. Khi thấy một đội ngũ sáng lập quá lệ thuộc vào một người, không có hệ thống phân quyền rõ ràng, họ sẽ đặt câu hỏi: “Startup này đã sẵn sàng để scale chưa? Liệu khi có vốn, họ có biết dùng đúng cách không?”

3. Vì sao cần tách biệt vai trò vận hành và gọi vốn?

Nhiều founder thường cho rằng “mình hiểu công ty nhất, thì nên tự làm hết”. Nhưng đây lại chính là cái bẫy khiến startup mất phương hướng trong giai đoạn tăng tốc. Việc tách biệt hai vai trò vận hành và gọi vốn là bước đi chiến lược không chỉ để giảm tải cho nhà sáng lập, mà còn để giúp công ty phát triển bền vững.

Tư duy vận hành khác tư duy đầu tư. Người làm vận hành quan tâm đến hiệu suất, chi phí, dòng tiền hàng ngày, trong khi người gọi vốn phải kể một câu chuyện tương lai hấp dẫn: Thị trường lớn thế nào, mô hình scale ra sao, tăng trưởng trong 3 năm tới sẽ diễn biến thế nào. Nếu founder cứ vừa tính từng đồng chi phí văn phòng, vừa phải “vẽ” tương lai hàng triệu USD, chắc chắn sẽ lẫn lộn trong chiến lược.

 Founder không thể làm tất cả. Vai trò lớn nhất của nhà sáng lập không phải là “ôm việc”, mà là điều phối xây dựng một đội ngũ đủ mạnh để vận hành độc lập. Khi tách biệt người chịu trách nhiệm vận hành và người tập trung gọi vốn, startup mới tránh được tình trạng “kẹt cổ chai”  mọi việc chờ founder duyệt, dẫn tới chậm trễ và mất cơ hội.

Có số liệu chứng minh rõ ràng. Hơn 60% startup thất bại vì năng lực tổ chức yếu, trong đó nguyên nhân phổ biến là founder không biết xây dựng đội ngũ quản trị. Nếu bạn không trao quyền và phân vai rõ ràng ngay từ đầu, startup sẽ mãi dừng ở mức “công ty nhỏ” – không thể scale.

4. Startup thông minh giải quyết thế nào?

Không thiếu startup cũng rơi vào tình trạng kiệt sức vì phải chia đôi sức lực cho hai mặt trận: Vận hành và gọi vốn. Tuy nhiên, điểm khác biệt của những startup bền vững nằm ở cách họ chuẩn bị hệ thống và phân vai hợp lý. Dưới đây là những chiến lược thực tế mà các đội ngũ sáng lập thông minh đã áp dụng để không bị “đuối sức” giữa đường.

Chuẩn hóa nội bộ trước khi gọi vốn

Trước khi lao vào hành trình tìm kiếm nhà đầu tư, các startup thành công thường xây dựng nền móng vận hành thật vững chắc:

• Xây SOP, quy trình vận hành: Từng bộ phận có hướng dẫn cụ thể để nhân viên làm việc đồng bộ, không phụ thuộc quá nhiều vào người điều phối.
• Thiết lập KPI rõ ràng: Các chỉ số cụ thể giúp theo dõi hiệu suất, đo lường tiến độ và nhận diện vấn đề kịp thời.
• Giao quyền cho quản lý cấp trung: Thay vì founder kiểm soát mọi thứ, các team leader được trao quyền ra quyết định trong phạm vi trách nhiệm. Điều này giúp công việc tiếp tục chạy trơn tru ngay cả khi founder vắng mặt để đi gọi vốn.

Tạo “bộ đôi” hoặc phân chia vai trò sáng lập rõ ràng

Một cấu trúc đội ngũ hiệu quả thường có sự phân công rõ ràng giữa các founder:

• Một người tập trung vận hành – đảm bảo doanh thu, đội ngũ, khách hàng, sản phẩm vận hành mượt mà.
• Một người phụ trách chiến lược và gọi vốn – xây dựng roadmap tăng trưởng, tiếp cận nhà đầu tư, xử lý giấy tờ tài chính.

Trong trường hợp startup chỉ có 1-2 founder và không thể chia tách vai trò này một cách rõ ràng, hãy thuê ngoài một số vị trí quan trọng:

• Part-time CFO: Hỗ trợ tài chính – định giá – mô hình dòng tiền.
• Chuyên gia tư vấn fundraising: Giúp chuẩn hóa deck, chuẩn bị hồ sơ, kết nối nhà đầu tư.

Dùng công cụ thay sức người

Trong thời đại công nghệ, việc ứng dụng công cụ số là cách giúp startup tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả quản trị:

• CRM như Hubspot, Zoho: Theo dõi quá trình tiếp cận – phản hồi – chốt deal với nhà đầu tư.
• Phần mềm quản trị nội bộ như Base.vn, Notion, Trello: Giúp các phòng ban phối hợp hiệu quả, theo dõi tiến độ và tránh sai sót.
• Tự động hóa báo cáo, dashboard: Giảm thời gian làm file tổng hợp, giúp founder có dữ liệu tức thì để ra quyết định.

5. Thực chiến: Startup Việt nào đã làm được?

Không ít startup Việt đã vượt qua giai đoạn “đuối sức giữa hai mặt trận” nhờ vào tư duy tổ chức thông minh và cách triển khai bài bản. Dưới đây là hai ví dụ điển hình cho thấy khi biết tách vai – chuẩn hóa hệ thống – và sử dụng nguồn lực đúng cách, gọi vốn không còn là cuộc chiến quá sức.

Ví dụ 1: Startup thương mại điện tử gọi vốn thành công nhờ chia đội hình

Một startup trong lĩnh vực thương mại điện tử ở TP.HCM từng gặp khó khăn khi vừa mở rộng hệ thống giao vận, vừa triển khai kế hoạch huy động vốn. Ban đầu, mọi việc đều đổ dồn vào 2 founder, người thì “ôm” sales và vận hành, người thì chạy pitch với quỹ đầu tư. Kết quả: tiến độ chậm, đội ngũ mệt mỏi, nhà đầu tư cũng không mấy ấn tượng.

Tuy nhiên, khi họ quyết định tách vai trò rõ ràng, mọi thứ thay đổi:

• Một founder chuyên trách toàn bộ hoạt động vận hành từ fulfillment, chăm sóc khách hàng đến logistics.
• Một founder còn lại tập trung hoàn toàn cho việc gọi vốn, làm pitch deck, trình bày chiến lược tăng trưởng, trả lời nhà đầu tư.

Bên cạnh đó, họ cũng chuẩn hóa hệ thống nội bộ: Dùng Base để quản lý công việc, thiết lập KPI, SOP cho các phòng ban. Nhờ vậy, chỉ sau 4 tháng tái cấu trúc, startup này đã gọi vốn thành công 1,5 triệu USD vòng Pre-Series A, được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và khả năng scale-up.

Ví dụ 2: Startup SaaS sử dụng CFO bán thời gian – hiệu quả bất ngờ

Một công ty SaaS (phần mềm dịch vụ) khởi nghiệp từ Hà Nội có sản phẩm tiềm năng nhưng liên tục thất bại trong các buổi pitching với nhà đầu tư nước ngoài. Nguyên nhân? Họ thiếu mô hình tài chính rõ ràng, không biết cách định giá, và bản pitch deck thiếu tính thuyết phục.

Thay vì tiếp tục mày mò trong vô vọng, đội ngũ sáng lập quyết định thuê một CFO bán thời gian – người từng làm tài chính cho các startup đã gọi vốn Series B. Chỉ trong 6 tuần, vị CFO này đã giúp họ:

• Dựng lại mô hình tài chính chi tiết trong 3 năm.
• Thiết lập “capital roadmap” gắn với milestones tăng trưởng.
• Tư vấn lại chiến lược gọi vốn và câu chuyện đầu tư.

Kết quả? Startup gọi vốn thành công từ một quỹ đầu tư đến từ Singapore, không chỉ nhận tiền mà còn nhận thêm cố vấn từ phía quỹ trong suốt 12 tháng tiếp theo.

6. Vai trò của bên thứ ba: Cố vấn – Tổ chức – Khóa đào tạo

Không startup nào nên “đi một mình” trên hành trình gọi vốn. Khi founder vừa vận hành, vừa gọi vốn, vừa lên chiến lược… việc mất phương hướng là điều gần như chắc chắn xảy ra. Đây là lúc các bên thứ ba đóng vai trò “người bạn đồng hành” – không chỉ chỉ đường mà còn giúp tăng tốc đúng hướng.

Một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam hỗ trợ startup chuyên sâu về gọi vốn là HALOBIZ.

Tham gia các chương trình của HALOBIZ, startup sẽ không còn mù mờ số liệu, không lặp lại sai lầm, và đặc biệt là không cô đơn trong hành trình gọi vốn đầy thử thách, bắt đầu vơi Gọi Vốn Thần Tốc.

Hãy bắt đầu với một lộ trình rõ ràng, giám sát chặt chẽ và sự đồng hành của chuyên gia tài chính. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, đội ngũ tư vấn tại HALOBIZ luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng startup bền vững, liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.