Startup bị “đuối” sau khi nhận vốn do lỗi vận hành

Không ít startup tưởng chừng như “chạm tay đến thành công” sau mỗi vòng gọi vốn. Nhưng thực tế, nhiều cái tên đã nhanh chóng tụt dốc vì hệ thống vận hành yếu kém, chiến lược mơ hồ, tổ chức rối rắm, vận hành thiếu quy chuẩn. Bài viết này, HALOBIZ phân tích vì sao gọi vốn không đồng nghĩa với bền vững, và những lỗi vận hành khiến startup “đuối sức” dù tài khoản ngân hàng đang rủng rỉnh.

1. Sai lầm phổ biến: Nghĩ rằng có tiền là đủ

Tâm lý dễ gặp sau gọi vốn: “Gọi được vốn là thắng rồi!”

Nhiều startup sau khi gọi vốn thành công thường rơi vào trạng thái hưng phấn quá mức. Họ tin rằng việc kêu gọi được hàng triệu đô la đồng nghĩa với việc đã bước sang trang mới huy hoàng. Nhưng sự thật là gọi vốn chỉ là điểm khởi đầu, không phải đích đến. Sai lầm lớn nhất chính là cho rằng “có tiền là đủ”, từ đó lơ là những yếu tố cốt lõi trong quản trị và vận hành doanh nghiệp.

Hệ quả: Không tái cấu trúc hệ thống, tiếp tục vận hành kiểu “làm tay chân”

Rất nhiều startup sau khi nhận được khoản đầu tư đầu tiên vẫn tiếp tục duy trì cách làm việc thủ công, thiếu quy trình, thiếu tiêu chuẩn hóa. Các founder thường tập trung quá nhiều vào việc đẩy nhanh marketing, tuyển dụng, mở rộng thị trường mà không chú trọng xây dựng hệ thống nội bộ đủ mạnh để “chịu nhiệt” trước tốc độ phát triển.

Việc không tái cấu trúc sau gọi vốn dẫn đến một chuỗi các vấn đề: Bộ máy vận hành thiếu hiệu quả, thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, quyết định đưa ra chậm trễ hoặc dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu.

Bài học từ thực tế: Quibi và thất bại nghìn tỷ

Một ví dụ điển hình là Quibi, một startup tại Mỹ chuyên sản xuất nội dung video ngắn cao cấp, từng gọi vốn thành công hơn 1.7 tỷ USD từ các nhà đầu tư tên tuổi như Alibaba, Disney, WarnerMedia. Tuy nhiên, chỉ sau 6 tháng ra mắt, Quibi tuyên bố đóng cửa.

Lý do? Không phải vì thiếu tiền, mà vì cách tổ chức quá cồng kềnh, thiếu linh hoạt. Theo phân tích của Harvard Business Review, đội ngũ lãnh đạo của Quibi mất quá nhiều thời gian để đưa ra quyết định, không phản ứng kịp với phản hồi từ người dùng và nhất là không xây dựng được hệ thống vận hành linh hoạt phù hợp với sản phẩm số. Đây là điển hình cho việc có tiền nhưng không biết dùng sao cho đúng.

Gọi vốn thành công không cứu được startup nếu quản trị yếu kém

Hơn 70% startup thất bại sau khi gọi được vốn là do những sai lầm trong khâu quản trị và vận hành chứ không phải vì thiếu tiền. Nguồn lực tài chính chỉ là một phần, nếu không đi kèm với sự thay đổi về tư duy quản trị, cách tổ chức nhân sự, và xây dựng quy trình làm việc bài bản, startup sẽ nhanh chóng bị chính tốc độ tăng trưởng “ngốn sạch” nguồn lực.

2. Thiếu năng lực quản trị sau khi gọi vốn

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều startup thất bại sau khi gọi vốn là thiếu năng lực quản trị hệ thống. Nhiều founder vốn xuất thân từ kỹ thuật hoặc chuyên môn sâu, nhưng lại chưa từng trải qua quá trình xây dựng và vận hành một tổ chức bài bản. Kết quả là họ không biết cách thiết lập quy trình, phân quyền hay đánh giá hiệu suất làm việc những yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành ổn định sau khi có vốn đầu tư.

Không ít trường hợp founder cố “ôm đồm” mọi vai trò, từ chiến lược đến vận hành, dẫn đến quá tải và thiếu hiệu quả. Việc không có một CEO vận hành (COO) hay đội ngũ quản lý trung gian khiến startup trở nên lộn xộn, thiếu minh bạch và khó phát triển theo quy mô. Trong báo cáo của Forbes, các chuyên gia nhấn mạnh rằng sau khi gọi vốn thành công, startup cần bổ sung nhân sự có kinh nghiệm vận hành hoặc mời cố vấn (advisor) chuyên về quản trị để đảm bảo vốn được sử dụng đúng cách, tránh rủi ro tổ chức.

84% startup thất bại không phải vì ý tưởng, mà do lỗi vận hành và phân bổ nguồn lực sai lầm một con số cảnh tỉnh cho các nhà sáng lập. Khi có tiền, thách thức thực sự bắt đầu, startup cần phải vận hành như một doanh nghiệp trưởng thành, với hệ thống rõ ràng và khả năng kiểm soát tốt.

3. Đội ngũ tăng nhanh nhưng thiếu đồng bộ

Một trong những hệ quả phổ biến sau gọi vốn là việc startup đột ngột mở rộng đội ngũ một cách quá nhanh mà không có chiến lược tổ chức bài bản. Khi dòng tiền đổ về, nhiều founder rơi vào tình trạng “tuyển người cho kịp tăng trưởng” thay vì “xây dựng đội ngũ để phát triển bền vững”.

Việc tuyển dụng ồ ạt sau khi gọi vốn thường dẫn đến thiếu đào tạo, không có quy trình on-boarding chuẩn hóa, và đặc biệt là vắng bóng hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ. Hơn 60% startup sau khi nhận vốn series A đã tăng số lượng nhân sự gấp đôi chỉ trong vòng 6 tháng, nhưng lại không có chiến lược quản trị tương ứng.

Hệ quả là sự đồng bộ trong tổ chức bị phá vỡ:

• Văn hóa doanh nghiệp mờ nhạt do nhân sự mới không thấu hiểu giá trị cốt lõi.
• Vai trò và trách nhiệm bị chồng chéo, gây lãng phí nguồn lực.
• Giao tiếp nội bộ đứt gãy khi không có cấu trúc truyền thông rõ ràng.

“Tốc độ mở rộng đội ngũ nếu không đi kèm với hệ thống vận hành chuẩn có thể là con dao hai lưỡi. Nhanh mà không đồng bộ sẽ chỉ tạo ra khối lượng, không tạo ra giá trị.”

Muốn tránh sai lầm này, startup sau gọi vốn cần đầu tư vào việc xây dựng hệ thống,

Từ mô tả công việc rõ ràng, quy trình đào tạo chuẩn, cho đến phần mềm quản trị hiệu suất. Đồng thời, văn hóa nội bộ cần được duy trì và lan tỏa liên tục để giữ được sự thống nhất trong cách làm việc và tư duy hành động.

4. Không thiết lập quy trình chuẩn (SOP)

Một trong những sai lầm chết người mà nhiều startup mắc phải sau khi gọi vốn thành công là không xây dựng các quy trình vận hành chuẩn (Standard Operating Procedure – SOP). Trong giai đoạn đầu, khi đội ngũ còn nhỏ, việc truyền miệng có thể tạm chấp nhận. Nhưng khi bắt đầu mở rộng quy mô, sự thiếu vắng SOP trở thành nguyên nhân khiến doanh nghiệp “chết từ bên trong”.

Vấn đề khi scale: Mỗi người làm một kiểu

Khi không có SOP rõ ràng, mỗi nhân viên sẽ tự làm theo kinh nghiệm hoặc “nghe chỉ dẫn miệng” từ người khác. Điều này dẫn đến các hệ quả nghiêm trọng:

• Không đồng nhất chất lượng đầu ra: Một khách hàng được tư vấn A, người khác được tư vấn B cho cùng một vấn đề.
• Hiệu suất giảm sút: Nhân viên mới mất nhiều thời gian để “hỏi – học – làm thử”, dễ gây sai sót.
• Rủi ro phụ thuộc cá nhân: Một nhân sự nghỉ việc có thể khiến cả quy trình bị gián đoạn vì “chỉ người đó biết làm”.

23% startup thất bại vì vấn đề đội ngũ và vận hành, trong đó việc thiếu hệ thống quy trình là nguyên nhân phổ biến dẫn tới mất kiểm soát chất lượng và không thể mở rộng hiệu quả

Giải pháp: Xây dựng SOP cho các quy trình cốt lõi

Startup cần đầu tư thời gian và nguồn lực để chuẩn hóa các quy trình quan trọng như:

• Bán hàng: Từ cách tiếp cận khách hàng, tư vấn, chốt đơn, đến hậu mãi.
• Tuyển dụng: Từ viết JD, lọc CV, phỏng vấn đến onboarding.
• Chăm sóc khách hàng: Quy trình tiếp nhận, xử lý phản hồi, đo lường mức độ hài lòng.

Mỗi SOP nên bao gồm: Mục tiêu, người thực hiện, các bước cụ thể, công cụ hỗ trợ và KPI đánh giá. Có thể áp dụng các công cụ quản lý quy trình như Notion, Trello, hay ClickUp để quản lý và cập nhật SOP linh hoạt theo thời gian.

5. Thiếu công cụ quản lý và giám sát hiệu quả

Một sai lầm phổ biến mà nhiều startup mắc phải sau khi gọi vốn thành công là không thiết lập hệ thống công cụ quản lý và giám sát hiệu quả hoạt động. Khi tiền về, doanh nghiệp thường bị cuốn vào các hoạt động “chạy theo cảm tính” mở rộng đội ngũ, tăng chi tiêu marketing, triển khai nhiều dự án song song mà không có một nền tảng kiểm soát hiệu suất rõ ràng.

Không dùng CRM, ERP, hay hệ thống theo dõi KPI khiến startup như con thuyền không la bàn, không biết điều gì đang hoạt động tốt, điều gì đang “đốt tiền” mà không mang lại giá trị. Kết quả là burn rate (tốc độ đốt tiền) tăng vọt nhưng founder không thể xác định rõ đồng tiền được sử dụng có đang tạo ra tỷ lệ hoàn vốn (ROI) như kỳ vọng hay không.

Giải pháp thực tế

Thay vì đầu tư vào những hệ thống đắt tiền ngay từ đầu, các startup có thể sử dụng các công cụ quản lý miễn phí hoặc chi phí thấp như:

• Notion, Trello, Asana: Quản lý công việc, tiến độ dự án, trách nhiệm cá nhân.
• QuickBooks, Finbox: Theo dõi dòng tiền, lập ngân sách, kiểm soát chi phí theo thời gian thực.
• Google Sheets + KPI dashboard: Thiết lập bảng KPI tối thiểu để đo hiệu quả theo tuần, tháng.

Sử dụng các công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn tạo thói quen ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì trực giác. Đây cũng là điểm cộng lớn trong mắt nhà đầu tư ở các vòng gọi vốn sau, bởi họ luôn ưu tiên startup có khả năng kiểm soát và minh bạch tài chính.

6. Chiến lược mơ hồ, mục tiêu không rõ ràng

Nhiều startup sau khi gọi vốn thành công rơi vào trạng thái “mơ hồ chiến lược”. Thay vì có một kế hoạch cụ thể để tăng trưởng, họ lại chạy theo các chỉ số bề nổi như lượt truy cập website, số lượng tải app… nhưng không tạo ra giá trị thực.

Đây là những “vanity metrics” những chỉ số nghe thì hay nhưng không chứng minh được hiệu quả kinh doanh. Khi không có một lộ trình phát triển rõ ràng theo từng giai đoạn, dòng tiền dễ bị sử dụng sai mục đích, dẫn tới lãng phí và thiếu hiệu quả.

Startup cần xây dựng một Capital Roadmap, lộ trình sử dụng vốn theo quý  gắn với các milestone cụ thể như: tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị phần, phát triển sản phẩm hoặc tối ưu đội ngũ. Mỗi đồng vốn rót ra đều cần trả lời được câu hỏi: “Mang lại giá trị gì? Trong bao lâu?”

7. Founder không chịu “lột xác” sau khi gọi vốn

Một trong những sai lầm lớn nhất là founder vẫn giữ tư duy cũ sau khi đã gọi được vốn. Họ quen với cách làm “tay chân”, tự quyết mọi thứ, không biết (hoặc không dám) trao quyền cho đội ngũ. Điều này vô tình biến chính founder thành “nút thắt cổ chai” trong quá trình scale-up.

Nhiều nhà sáng lập rất giỏi về sản phẩm, công nghệ nhưng lại thiếu kỹ năng lãnh đạo xây dựng tổ chức. Khi doanh nghiệp phát triển nhanh, mỗi quyết định chậm trễ của founder có thể khiến cả bộ máy chậm lại.

Ví dụ: Có startup công nghệ sau khi nhận được Series A vẫn vận hành theo kiểu “1 người gánh cả team”. Kết quả: Đội ngũ rối loạn, burnout liên tục, nhà đầu tư mất niềm tin vì tiến độ không đạt cam kết.

8. Giải pháp: Tái cấu trúc vận hành sau mỗi vòng gọi vốn

Sau mỗi vòng gọi vốn, không chỉ bảng cân đối kế toán thay đổi, mà toàn bộ cách tổ chức và vận hành startup cũng cần được cập nhật tương ứng. Không tái cấu trúc sau khi nhận vốn giống như “lắp động cơ máy bay vào xe máy” tiềm lực mạnh nhưng không có cơ chế phù hợp để vận hành.

Gợi ý các bước tái cấu trúc thực tế:

• Rà soát lại cơ cấu tổ chức: Ai làm gì? Chịu trách nhiệm đến đâu? Chỉ số đánh giá là gì?
• Đào tạo đội ngũ quản lý trung cấp: Họ chính là “xương sống” giúp thực thi chiến lược.
• Thành lập ban cố vấn (Advisory Board): Mời các chuyên gia giàu kinh nghiệm về quản trị, tài chính, sản phẩm để đồng hành.
• Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ định kỳ: Đảm bảo sử dụng vốn minh bạch, đúng mục tiêu và phát hiện sớm rủi ro sai lệch.

Những startup có năng lực vận hành chuyên nghiệp sau khi gọi vốn thường có xác suất sống sót và scale-up gấp đôi so với mặt bằng chung.

Gọi vốn thành công chỉ là điểm khởi đầu. Nếu hệ thống vận hành không theo kịp, startup sẽ nhanh chóng kiệt sức vì chính đồng tiền mình có. Muốn đi đường dài, nhà sáng lập không chỉ cần giỏi ý tưởng, mà còn phải xây dựng bộ máy vững chắc, đủ sức “chạy đua” trong môi trường đầy biến động.

Hãy bắt đầu với một lộ trình rõ ràng, giám sát chặt chẽ và sự đồng hành của chuyên gia tài chính. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, đội ngũ tư vấn tại HALOBIZ luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng startup bền vững, liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

THEO HALOBIZ