Xây dựng hệ thống kế toán chuyên nghiệp chỉ trong 30 ngày trước khi gặp quỹ

Một trong những lý do phổ biến khiến các doanh nghiệp thất bại khi gọi vốn, đặc biệt ở vòng đầu tiên, là thiếu hệ thống kế toán chuyên nghiệp. Không ít startup rơi vào cảnh phải giải thích vòng vo về doanh thu – chi phí, không thể chứng minh hiệu quả sử dụng dòng tiền, hoặc tệ hơn, bị loại ngay từ đầu vì báo cáo tài chính sơ sài, thiếu minh bạch. Đó không chỉ là nỗi đau tài chính, mà còn là rào cản lớn với giấc mơ mở rộng doanh nghiệp.

Trong khi đó, các nhà đầu tư ngày càng thận trọng, yêu cầu báo cáo tài chính phải rõ ràng, có kiểm soát nội bộ, được trình bày theo chuẩn mực. Mong muốn của chủ doanh nghiệp là được tin tưởng, được đầu tư, nhưng niềm tin ấy chỉ đến khi con số trên giấy tờ đủ sức thuyết phục.

Bài viết này HALOBIZ dành riêng cho các doanh nghiệp đang chuẩn bị gặp quỹ, hướng dẫn từng bước xây dựng hệ thống kế toán chuyên nghiệp chỉ trong 30 ngày, giúp bạn chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ tài chính, gia tăng uy tín và nâng cao xác suất gọi vốn thành công.

1. Nguyên tắc nền tảng (ngày 1–3)

Ba ngày đầu tiên trong lộ trình xây dựng hệ thống kế toán chuyên nghiệp là giai đoạn “đặt móng” cho toàn bộ cấu trúc tài chính – kế toán về sau. Sai lệch ở bước này sẽ kéo theo hàng loạt hệ lụy nghiêm trọng khi doanh nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính, kiểm toán hoặc trình bày trước nhà đầu tư.

Việc đầu tiên cần làm là tách bạch rõ ràng tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc khởi nghiệp có thói quen sử dụng chung tài khoản ngân hàng hoặc không quản lý dòng tiền theo chuẩn doanh nghiệp, điều này khiến báo cáo tài chính mất tính minh bạch, gây nghi ngờ từ phía nhà đầu tư. Do đó, việc mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp, chỉ sử dụng để thu – chi liên quan đến hoạt động kinh doanh, là nguyên tắc bắt buộc.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp: Tiền mặt hoặc dồn tích. Kế toán theo tiền mặt phản ánh dòng tiền thực tế vào – ra nhưng có thể bỏ sót công nợ, trong khi kế toán dồn tích phản ánh đúng doanh thu – chi phí phát sinh nhưng phức tạp hơn về mặt theo dõi. Việc lựa chọn phương pháp phải thống nhất ngay từ đầu, tránh thay đổi giữa chừng gây sai lệch số liệu, đồng thời phù hợp với mô hình kinh doanh và yêu cầu của quỹ đầu tư mà doanh nghiệp hướng tới.

Ba ngày đầu là giai đoạn ít tốn chi phí nhưng ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ quá trình lập hệ thống kế toán chuyên nghiệp. Khi những nguyên tắc nền tảng được thiết lập chuẩn xác, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững vàng để triển khai các bước tiếp theo, giảm thiểu rủi ro khi gọi vốn.

2. Xây dựng hệ thống tài khoản chuẩn theo Thông tư 200 (ngày 4–7)

Sau khi thiết lập các nguyên tắc nền tảng, doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành bước quan trọng tiếp theo: Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán. Đây là công cụ cốt lõi để ghi nhận, phân loại và phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo chuẩn mực. Nếu không tuân thủ đúng cấu trúc tài khoản, số liệu kế toán dễ bị rối loạn, sai lệch và khó kiểm tra – điều chỉnh, đặc biệt khi chuẩn bị hồ sơ gọi vốn.

Doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC – chuẩn kế toán phổ biến cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn tại Việt Nam. Hệ thống này phân chia tài khoản thành các nhóm rõ ràng: Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Mỗi nhóm lại có các tiểu khoản chi tiết, giúp phân loại sâu và kiểm soát tốt từng dòng tiền cụ thể.

Ví dụ, nhóm tài khoản loại 1 – “Tài sản ngắn hạn” – bao gồm các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, các khoản phải thu. Việc áp dụng đầy đủ và chính xác danh mục tài khoản giúp doanh nghiệp ghi nhận mọi nghiệp vụ kế toán minh bạch, có thể đối chiếu được theo từng giai đoạn, phục vụ hiệu quả cho kiểm toán độc lập hoặc trình bày trước nhà đầu tư.

Doanh nghiệp nên xây dựng bảng danh mục tài khoản riêng, có mã số, tên tài khoản, mô tả và hướng dẫn sử dụng rõ ràng cho từng bộ phận kế toán. Khi triển khai phần mềm kế toán ở bước sau, hệ thống tài khoản chuẩn hóa sẽ là nền tảng để cấu hình phần mềm chính xác, hạn chế sai sót trong vận hành thực tế.

3. Thiết lập quy trình và tổ chức bộ máy kế toán (ngày 8–12)

Một hệ thống kế toán chuyên nghiệp không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu quy trình rõ ràng và bộ máy nhân sự phù hợp. Trong giai đoạn từ ngày thứ 8 đến ngày 12, doanh nghiệp cần tập trung vào việc thiết kế luồng công việc kế toán và xác định rõ vai trò của từng vị trí trong bộ máy tài chính – kế toán.

Đầu tiên, doanh nghiệp phải lựa chọn mô hình tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động. Với doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, mô hình kế toán tập trung – nơi mọi nghiệp vụ được kiểm soát và tổng hợp bởi một đội ngũ nhỏ – thường là lựa chọn hợp lý. Doanh nghiệp lớn hơn có thể triển khai mô hình phân tán hoặc hỗn hợp, nơi mỗi bộ phận phụ trách từng mảng như thuế, kế toán nội bộ, công nợ, hàng tồn kho…

Bên cạnh đó, cần phân công công việc rõ ràng giữa các vị trí: Kế toán trưởng (quản lý tổng thể, đối chiếu và phê duyệt báo cáo), kế toán tổng hợp (hạch toán, lập báo cáo tài chính), kế toán công nợ, kế toán kho, kế toán thuế… Mỗi người cần được hướng dẫn rõ phạm vi công việc, trách nhiệm và quy trình phối hợp với các bộ phận khác.

Doanh nghiệp cũng cần thiết lập luồng chứng từ kế toán chuẩn hóa, từ khâu khởi tạo, phê duyệt đến lưu trữ. Điều này không chỉ giúp kiểm soát nội bộ hiệu quả mà còn tạo nền tảng vững chắc để khi nhà đầu tư yêu cầu kiểm tra, toàn bộ chứng từ và số liệu có thể truy xuất dễ dàng, minh bạch và đáng tin cậy.

Quy trình rõ ràng và nhân sự đúng năng lực sẽ là bộ khung giúp hệ thống kế toán vận hành trơn tru, giảm thiểu sai sót và tăng tính chuyên nghiệp trong mắt nhà đầu tư.

4. Triển khai phần mềm kế toán và tự động hóa (ngày 13–17)

Một hệ thống kế toán hiện đại không thể thiếu sự hỗ trợ của phần mềm kế toán và các công cụ tự động hóa. Trong thời gian từ ngày 13 đến ngày 17, doanh nghiệp cần ưu tiên việc lựa chọn, cấu hình và vận hành phần mềm để đảm bảo ghi nhận số liệu chính xác, nhanh chóng và dễ dàng phân tích khi cần thiết.

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm kế toán đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Thông tư 200 như MISA, Fast, Bravo… Tùy theo quy mô và ngân sách, doanh nghiệp nên chọn phần mềm có thể tích hợp nhiều phân hệ như: kế toán tổng hợp, kho, công nợ, bán hàng, tài sản cố định… và quan trọng nhất là có khả năng kết xuất báo cáo tài chính theo chuẩn.

Lợi ích của phần mềm kế toán không chỉ nằm ở việc ghi sổ nhanh, mà còn giúp tự động hóa nhiều quy trình: Định khoản tự động từ hóa đơn, đối chiếu công nợ, tổng hợp chi phí, thậm chí kết nối với ngân hàng để cập nhật dòng tiền hằng ngày. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót thủ công và tăng khả năng kiểm soát toàn diện.

Bên cạnh đó, việc xây dựng mẫu báo cáo chuẩn từ phần mềm là yếu tố quan trọng trong hành trình gọi vốn. Doanh nghiệp cần thiết lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, kèm theo thuyết minh chi tiết. Các báo cáo này phải được cập nhật thường xuyên và có thể trích xuất tức thì để phục vụ nhà đầu tư bất kỳ lúc nào.

Tự động hóa kế toán không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả và nâng cao tính minh bạch tài chính trong mắt các quỹ đầu tư. Đây cũng là bước đệm vững chắc để chuẩn bị dữ liệu cho giai đoạn kiểm soát và phân tích tài chính tiếp theo.

5. Kiểm soát nội bộ và kiểm kê (ngày 18–22)

Khi hệ thống kế toán đã đi vào vận hành với phần mềm hỗ trợ, bước tiếp theo mà doanh nghiệp không thể bỏ qua là thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ và thực hiện các hoạt động kiểm kê thực tế. Đây là “lá chắn” giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót, gian lận, đồng thời củng cố niềm tin cho nhà đầu tư về tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định các điểm kiểm soát trọng yếu trong luồng nghiệp vụ: Mua hàng, bán hàng, thu – chi tiền mặt, tạm ứng, quyết toán, khấu hao tài sản… Mỗi quy trình cần được xây dựng thành văn bản, có hướng dẫn cụ thể, người chịu trách nhiệm và cách thức kiểm tra định kỳ. Ví dụ, quy trình mua hàng cần bao gồm ít nhất ba bước: đề xuất – phê duyệt – thanh toán, kèm kiểm tra đối chiếu chứng từ mua hàng thực tế.

Bên cạnh đó, kiểm kê định kỳ là việc bắt buộc với các khoản mục có giá trị biến động lớn như tiền mặt, hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định… Doanh nghiệp nên tổ chức kiểm kê thực tế và đối chiếu với sổ sách ít nhất một lần mỗi quý. Những chênh lệch nếu có cần được giải trình rõ ràng và ghi nhận đúng theo quy định kế toán.

Ngoài ra, cần thiết lập phân quyền truy cập dữ liệu kế toán theo chức năng và trách nhiệm. Chỉ những người liên quan mới được phép xem hoặc điều chỉnh số liệu tương ứng. Điều này giúp tránh tình trạng sai sót hoặc thao tác ngoài tầm kiểm soát, đặc biệt quan trọng khi hệ thống kế toán được liên thông với nhiều bộ phận.

Kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro tài chính mà còn thể hiện năng lực quản lý chuyên nghiệp trước các nhà đầu tư. Đây là bằng chứng rõ ràng về sự chuẩn bị nghiêm túc và minh bạch trong hành trình gọi vốn.

6. Chuẩn bị báo cáo tài chính và phân tích (ngày 23–26)

Khi hệ thống kế toán đã ổn định và quy trình kiểm soát nội bộ được thiết lập, giai đoạn tiếp theo chính là chuẩn bị báo cáo tài chính – bộ mặt tài chính tổng thể của doanh nghiệp, và cũng là “tấm vé thông hành” khi bước vào vòng gọi vốn. Trong khoảng thời gian từ ngày 23 đến 26, doanh nghiệp cần tập trung hoàn tất các báo cáo chuẩn mực và tiến hành phân tích sâu để sẵn sàng trình bày trước nhà đầu tư.

Trước hết, cần lập đầy đủ các loại báo cáo tài chính cơ bản theo đúng biểu mẫu của Thông tư 200. Bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Mỗi báo cáo cần được cập nhật theo thời gian gần nhất, đầy đủ số liệu và có đối chiếu với dữ liệu thực tế từ hệ thống phần mềm kế toán. Đây là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn được đánh giá nghiêm túc bởi nhà đầu tư, đặc biệt là các quỹ chuyên nghiệp.

Sau khi lập xong báo cáo, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích tài chính theo nhiều góc độ để nhận diện sức khỏe kinh doanh. Các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lợi nhuận gộp, biên lợi nhuận ròng, tỷ lệ nợ/vốn chủ sở hữu, dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh, mức độ hiệu quả sử dụng tài sản… đều cần được phân tích và giải thích rõ ràng. Những điểm mạnh cần được làm nổi bật, trong khi điểm yếu phải có hướng cải thiện cụ thể, thể hiện sự chủ động và trách nhiệm của ban lãnh đạo.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị một bảng tổng hợp số liệu quản trị ngắn gọn (dashboard), với biểu đồ, đồ thị minh họa để trình bày trước nhà đầu tư. Hình thức trực quan, dễ hiểu sẽ giúp quá trình thuyết trình trở nên sinh động và chuyên nghiệp hơn, tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên. Đây là bước chuẩn bị then chốt cho phần diễn tập gọi vốn ở giai đoạn cuối.

7. Tập huấn và diễn tập trình bày trước quỹ (ngày 27–30)

Khi mọi tài liệu, số liệu và hệ thống kế toán đã sẵn sàng, giai đoạn cuối cùng – nhưng vô cùng quan trọng – chính là tập huấn nội bộ và diễn tập trình bày trước nhà đầu tư. Nhiều doanh nghiệp dù có số liệu tài chính rõ ràng nhưng lại thất bại trong buổi gặp quỹ vì không biết cách trình bày, không chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống hoặc không có người đại diện đủ thuyết phục về mặt chuyên môn.

Từ ngày 27 đến 30, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo nội bộ cho bộ phận kế toán và quản lý tài chính, nhằm thống nhất cách giải trình số liệu, hiểu rõ nguồn gốc các khoản mục và chuẩn bị các câu trả lời thường gặp từ nhà đầu tư. Việc nắm chắc ý nghĩa từng chỉ tiêu như lợi nhuận sau thuế, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, khoản phải thu – phải trả sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện sự minh bạch, kiểm soát tốt và tư duy chiến lược rõ ràng.

Bên cạnh đó, nên thực hiện ít nhất một buổi diễn tập gọi vốn mô phỏng (mock investor meeting) với sự tham gia của đội ngũ sáng lập, kế toán trưởng và cố vấn tài chính (nếu có). Trong buổi diễn tập này, doanh nghiệp sẽ thử trình bày toàn bộ hồ sơ tài chính, báo cáo quản trị và kế hoạch sử dụng vốn trước “ban giám khảo giả định”. Đây là cơ hội để điều chỉnh cách trình bày, bổ sung dữ liệu còn thiếu và nâng cao khả năng phản xạ trước các câu hỏi khó từ nhà đầu tư thực sự.

Quan trọng hơn, phần diễn tập giúp tăng sự tự tin cho đội ngũ lãnh đạo khi bước vào buổi gọi vốn chính thức. Một người trình bày rõ ràng, số liệu chính xác, cách trả lời minh bạch và chiến lược thuyết phục sẽ tạo niềm tin cho nhà đầu tư, mở đường cho các vòng rót vốn tiếp theo.

Kết thúc 30 ngày bằng sự chuẩn bị bài bản từ hệ thống đến con người, doanh nghiệp không chỉ sẵn sàng để gọi vốn mà còn chứng minh được nội lực quản trị tài chính đáng tin cậy.

Trong hành trình chuẩn bị gọi vốn, rất nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào sản phẩm, mô hình kinh doanh hay câu chuyện thương hiệu mà quên mất một yếu tố cốt lõi – hệ thống kế toán chuyên nghiệp. Một hệ thống kế toán vững chắc không chỉ là công cụ ghi chép thu – chi mà còn là ngôn ngữ để “nói chuyện” với nhà đầu tư. Nó thể hiện năng lực quản lý, tính minh bạch và sự sẵn sàng để tiếp nhận dòng vốn lớn từ bên ngoài.

Chỉ trong vòng 30 ngày, nếu thực hiện đúng quy trình gồm: Đặt nền tảng nguyên tắc tài chính, xây dựng hệ thống tài khoản chuẩn, tổ chức bộ máy hợp lý, triển khai phần mềm kế toán, kiểm soát nội bộ, lập báo cáo tài chính và diễn tập gọi vốn – doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo ra một nền tảng tài chính đủ tin cậy để thuyết phục các quỹ đầu tư.

Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ đang mở rộng quy mô hay startup đang chuẩn bị bước vào vòng gọi vốn đầu tiên, việc đầu tư nghiêm túc cho hệ thống kế toán ngay từ bây giờ là bước đi không thể thiếu để bảo vệ uy tín, gia tăng giá trị doanh nghiệp và sẵn sàng tiếp nhận các vòng vốn tiếp theo.

Đặc biệt “TĂNG TRƯỞNG THẦN TỐC X10 QUY MÔ” ra đời – như một lời giải, giúp doanh nghiệp gỡ rối tư duy. Một khóa học chiến lược hướng dẫn gọi vốn, xây dựng mô hình tăng trưởng và IPO. 

Nếu bạn từng loay hoay khi gọi vốn, lúng túng trước nhà đầu tư, hay chưa rõ đâu là con đường ngắn nhất để đưa doanh nghiệp mình vươn ra công chúng – thì đây chính là bước ngoặt dành cho bạn. ‘TĂNG TRƯỞNG THẦN TỐC X10 QUY MÔ’ không chỉ giúp bạn tháo gỡ những nút thắt chiến lược, mà còn trang bị tư duy tỷ phú, công cụ đòn bẩy tài chính và lộ trình IPO được chính những người trong cuộc thực hiện. Đây là cơ hội để bạn tăng tốc, bứt phá, và xây dựng một doanh nghiệp tăng trưởng theo cấp số nhân.

Cơ hội kết nối với nhà đầu tư, cố vấn cấp cao và hệ sinh thái khởi nghiệp mạnh mẽ tất cả gói gọn trong một chương trình. Đừng đợi đến khi đối thủ của bạn gọi vốn thành công hãy là người đi trước!

[ĐĂNG KÝ NGAY – NHẬN SUẤT THAM DỰ MIỄN PHÍ]