Chuẩn hóa kế toán trước khi gọi vốn – Startup không làm, sẽ trả giá

Hàng trăm startup thất bại trong hành trình gọi vốn không phải vì thiếu ý tưởng hay sản phẩm kém, mà vì một thứ tưởng chừng “vặt vãnh”: Hệ thống kế toán không minh bạch. Nhà đầu tư rút lui sau khi nhìn vào sổ sách lộn xộn, báo cáo thiếu kiểm toán, dòng tiền mơ hồ. Đó là nỗi đau âm thầm nhưng chí mạng mà nhiều founder phải trả giá bằng chính cơ hội tăng trưởng. 

Trong khi đó, mong muốn được rót vốn, được cất cánh nhanh hơn lại ngày càng cấp thiết giữa thị trường cạnh tranh khốc liệt. Chuẩn hóa kế toán không chỉ là thủ tục, mà là bước đi chiến lược để startup “định hình giá trị thật”, xây dựng lòng tin và sẵn sàng thuyết phục bất kỳ nhà đầu tư nào.

Bài viết này HALOBIZ sẽ phân tích toàn diện lý do vì sao chuẩn hóa kế toán là điều kiện tiên quyết trước khi gọi vốn, kèm theo hướng dẫn cụ thể và ví dụ thực tế – giúp startup tránh bẫy pháp lý, tối ưu hóa quá trình gọi vốn và xây dựng hệ thống tài chính bài bản ngay từ đầu.

1. Vì sao startup phải chuẩn hóa kế toán trước khi gọi vốn?

Trong hành trình phát triển của một startup, giai đoạn gọi vốn luôn được xem là bước ngoặt sống còn. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp đã vấp ngã ngay từ vòng kiểm tra đầu tiên chỉ vì xem nhẹ công tác kế toán. Một hệ thống kế toán lỏng lẻo, thiếu minh bạch không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý nội bộ mà còn là rào cản lớn khiến nhà đầu tư ngần ngại xuống tiền.

Trên thực tế, đa số startup ở Việt Nam khi mới bắt đầu thường chỉ tập trung vào phát triển sản phẩm, bán hàng và tăng trưởng người dùng. Kế toán chỉ được coi là khâu “làm để cho có”, thậm chí giao khoán hoàn toàn cho một dịch vụ ngoài mà không kiểm soát đầu vào. Hệ quả là dòng tiền không rõ ràng, hóa đơn chứng từ rời rạc, số liệu không khớp giữa sổ sách và thực tế. Điều này dẫn đến nguy cơ bị “bắt bài” ngay khi bước vào quá trình thẩm định doanh nghiệp (due diligence) từ phía nhà đầu tư.

Một trong những sai lầm lớn là nhiều chủ startup không hiểu rằng nhà đầu tư không chỉ bỏ tiền cho một ý tưởng, mà là cho một hệ thống có khả năng vận hành bền vững, có khả năng sinh lời và kiểm soát rủi ro tốt. Họ cần thấy được rằng đồng tiền họ rót vào sẽ được theo dõi sát sao, sử dụng hợp lý và mang lại hiệu quả cụ thể. Và điều đó chỉ có thể được chứng minh qua các báo cáo tài chính minh bạch, có kiểm toán và tuân thủ chuẩn mực kế toán rõ ràng.

Ngoài ra, trong bối cảnh các quỹ đầu tư ngày càng khắt khe với tiêu chuẩn lựa chọn, thì việc có hệ thống kế toán bài bản sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thẩm định từ hàng năm xuống chỉ vài tháng. Điều này tạo lợi thế cạnh tranh rõ rệt cho startup khi tham gia gọi vốn cùng lúc với nhiều đối thủ khác.

Việc chuẩn hóa kế toán không chỉ phục vụ cho mục tiêu ngắn hạn là gọi vốn, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng tài chính vững chắc, hỗ trợ ra quyết định nội bộ và chuẩn bị sẵn sàng cho những cột mốc lớn hơn như IPO hoặc mở rộng sang thị trường quốc tế. Một hệ thống tài chính minh bạch chính là tấm “giấy thông hành” bắt buộc nếu startup muốn tiến xa hơn.

Nói cách khác, chuẩn hóa kế toán không còn là lựa chọn, mà là điều kiện tiên quyết. Nếu không làm sớm, startup không chỉ đánh mất niềm tin từ nhà đầu tư, mà còn tự làm khó chính mình khi cần đánh giá hiệu quả vận hành, kiểm soát dòng tiền và lập kế hoạch tăng trưởng. Trong một thị trường khởi nghiệp mà “thời gian là tiền bạc”, việc chậm chuẩn hóa kế toán cũng đồng nghĩa với việc tự đánh mất cơ hội phát triển nhanh và bền vững.

2. Chuẩn hóa kế toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế

Khi startup bước vào giai đoạn gọi vốn, các nhà đầu tư – đặc biệt là quỹ đầu tư mạo hiểm, tổ chức tài chính quốc tế – sẽ yêu cầu doanh nghiệp trình bày báo cáo tài chính rõ ràng, có kiểm toán và được lập theo các chuẩn mực kế toán được công nhận. Việc này nhằm đảm bảo thông tin tài chính phản ánh đúng thực trạng hoạt động và tiềm năng của doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). VAS quy định cụ thể về hệ thống tài khoản, biểu mẫu báo cáo tài chính, cách ghi nhận doanh thu, chi phí, khấu hao và các khoản mục quan trọng khác. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng, không chỉ bị cơ quan thuế phạt mà còn làm mất điểm trầm trọng trong mắt nhà đầu tư vì thiếu tính chuyên nghiệp.

Đối với những startup có định hướng mở rộng ra quốc tế hoặc tiếp cận nhà đầu tư nước ngoài, việc áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) là điều nên làm sớm. IFRS cho phép thể hiện thông tin tài chính minh bạch, nhất quán và dễ so sánh với các doanh nghiệp toàn cầu. Từ năm 2022, Bộ Tài chính Việt Nam đã bắt đầu lộ trình áp dụng IFRS đối với một số doanh nghiệp lớn, và dự kiến mở rộng cho toàn bộ doanh nghiệp đủ điều kiện từ năm 2025. Vì vậy, việc chuẩn hóa kế toán theo IFRS không chỉ giúp tăng cơ hội gọi vốn, mà còn giúp startup “đi trước một bước” trong quá trình hội nhập.

Quan trọng hơn, việc chuyển đổi hệ thống kế toán từ thủ công hoặc thiếu quy chuẩn sang một hệ thống tuân thủ VAS hoặc IFRS là bước khẳng định startup đang bước vào giai đoạn phát triển chuyên nghiệp. Nó chứng tỏ đội ngũ sáng lập không chỉ giỏi về sản phẩm mà còn có tư duy quản trị tài chính bài bản – điều mà các nhà đầu tư cực kỳ quan tâm.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng quá trình chuẩn hóa kế toán không thể làm trong vài ngày hay vài tuần. Đây là quá trình cần thời gian, nhân sự chuyên môn và sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn hoặc phần mềm kế toán uy tín. Nếu startup chỉ chờ đến lúc chuẩn bị gọi vốn mới bắt đầu “chạy nước rút” chuẩn hóa sổ sách thì rất dễ bị động, dẫn đến bị trì hoãn hoặc đánh mất cơ hội đầu tư.

Tóm lại, việc tuân thủ chuẩn mực kế toán – cả trong nước và quốc tế – không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý, mà còn tạo lợi thế cạnh tranh rõ ràng trong mắt nhà đầu tư. Đó là bước khởi đầu bắt buộc nếu muốn tiến xa trên hành trình gọi vốn và phát triển bền vững.

3. Các bước chuẩn bị kế toán trước gọi vốn

Để tiến hành gọi vốn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, startup cần chuẩn bị kỹ lưỡng hệ thống kế toán theo các bước bài bản. Đây là quy trình không thể bỏ qua nếu muốn tạo niềm tin với nhà đầu tư và đảm bảo thông tin tài chính được trình bày rõ ràng, chính xác.

Bước 1: Báo cáo tài chính có kiểm toán

Đây là tài liệu đầu tiên nhà đầu tư sẽ yêu cầu khi tiếp cận một startup. Báo cáo tài chính cần được kiểm toán bởi đơn vị uy tín, phản ánh trung thực tình hình tài chính trong ít nhất 2 năm gần nhất. Nếu doanh nghiệp chưa đủ năm hoạt động, thì cũng cần báo cáo bán niên được lập đúng quy chuẩn. Báo cáo kiểm toán giúp nhà đầu tư đánh giá độ ổn định, minh bạch của dòng tiền, tỷ suất lợi nhuận, chi phí hoạt động và khả năng mở rộng.

Bước 2: Xây dựng hệ thống số liệu hoạt động (KPI & Data Room)

Ngoài các báo cáo tài chính, nhà đầu tư còn quan tâm đến các chỉ số vận hành cốt lõi như: chi phí thu hút khách hàng (CAC), giá trị vòng đời khách hàng (LTV), tỷ lệ giữ chân (retention), tỷ lệ tăng trưởng theo tháng hoặc quý. Những chỉ số này cần được trình bày có hệ thống trong một bảng tổng hợp gọi là “Data Room” – nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp một cách dễ truy cập, minh bạch và có cập nhật thường xuyên. Data Room giúp rút ngắn thời gian nhà đầu tư phân tích doanh nghiệp và tăng khả năng chốt vòng gọi vốn nhanh chóng.

Bước 3: Xác định giá trị doanh nghiệp và cơ cấu vốn (Cap Table)

Một startup muốn gọi vốn cần hiểu rõ mình đang ở đâu về mặt giá trị. Việc định giá phải dựa trên dữ liệu thực tế, kết quả kinh doanh, tốc độ tăng trưởng và tiềm năng thị trường, chứ không chỉ cảm tính. Đồng thời, bảng cơ cấu sở hữu cổ phần (Cap Table) phải rõ ràng, thể hiện số cổ phần đang lưu hành, tỷ lệ nắm giữ của từng thành viên sáng lập, nhân sự chủ chốt và các nhà đầu tư trước đó (nếu có). Một Cap Table mạch lạc giúp nhà đầu tư mới yên tâm khi tính toán tỷ lệ pha loãng và kế hoạch đầu tư tiếp theo.

Bước 4: Thiết lập hệ thống kế toán nội bộ

Hệ thống kế toán cần được vận hành bởi người có chuyên môn, được đào tạo bài bản và tốt nhất là có kế toán trưởng (chief accountant) được cấp chứng chỉ theo quy định pháp luật. Nếu chưa đủ nguồn lực tuyển dụng nội bộ, startup có thể thuê ngoài dịch vụ kế toán nhưng vẫn phải kiểm soát được chất lượng đầu vào, hóa đơn chứng từ, sổ sách hàng tháng. Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng là một giải pháp nên ưu tiên, giúp quản lý và truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi cần.

Bước 5: Tích hợp thông tin tài chính vào bộ hồ sơ gọi vốn (Pitch Deck)

Một bộ hồ sơ gọi vốn hoàn chỉnh không thể thiếu phần trình bày tài chính. Thay vì chỉ đưa ra các con số dự báo, startup cần chứng minh bằng các dữ liệu thực tế, có kiểm toán, chỉ số tăng trưởng và cách sử dụng vốn cụ thể sau khi được rót vốn. Phần tài chính trong Pitch Deck phải được trình bày logic, dễ hiểu, thể hiện được tầm nhìn tài chính và tính khả thi của chiến lược tăng trưởng. Đây là yếu tố quyết định để nhà đầu tư có quyết định rót vốn hay không.

Tóm lại, quá trình chuẩn bị kế toán trước gọi vốn cần sự phối hợp giữa bộ phận tài chính – kế toán, ban điều hành và nếu có thể, một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Đầu tư thời gian và công sức vào khâu chuẩn bị này sẽ giúp startup giảm thiểu rủi ro bị từ chối, tăng độ tin cậy và nâng cao cơ hội gọi vốn thành công.

4. Lợi ích khi startup chuẩn hóa kế toán

Khi startup đầu tư nghiêm túc vào việc chuẩn hóa kế toán, những lợi ích nhận được không chỉ dừng lại ở việc thuận tiện trong gọi vốn, mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển bền vững và dài hạn. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp khởi nghiệp trưởng thành nhanh hơn, vững vàng hơn và chuyên nghiệp hơn trên thị trường.

Thứ nhất: Rút ngắn thời gian thẩm định đầu tư

Một trong những trở ngại lớn nhất khi gọi vốn là quá trình thẩm định doanh nghiệp (due diligence) kéo dài do thông tin tài chính không rõ ràng. Khi hệ thống kế toán được chuẩn hóa, các báo cáo tài chính, dòng tiền, hợp đồng, chi phí, thuế… đều sẵn sàng và đầy đủ. Nhà đầu tư có thể nhanh chóng đánh giá thực trạng doanh nghiệp mà không phải yêu cầu thêm hàng loạt giấy tờ, tiết kiệm từ vài tháng đến cả năm trong quá trình ra quyết định. Đây là lợi thế lớn giúp startup vượt qua các đối thủ đang cùng tìm kiếm nguồn vốn.

Thứ hai: Tăng độ tin cậy trong mắt nhà đầu tư

Nhà đầu tư luôn tìm kiếm sự minh bạch và chuyên nghiệp. Một startup có hệ thống tài chính rõ ràng sẽ ngay lập tức tạo ấn tượng về năng lực quản trị, tư duy dài hạn và mức độ sẵn sàng tăng trưởng. Các con số biết nói và các báo cáo kiểm toán minh bạch là minh chứng cho sự nghiêm túc của đội ngũ sáng lập. Đây là yếu tố quan trọng để chuyển từ mức độ quan tâm sang mức độ cam kết đầu tư.

Thứ ba: Giảm rủi ro pháp lý và kiểm soát nội bộ tốt hơn

Một hệ thống kế toán bài bản không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật về thuế, hóa đơn, bảo hiểm, mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời những sai sót, thất thoát nội bộ. Khi vận hành theo chuẩn VAS hoặc IFRS, doanh nghiệp dễ dàng rà soát chi phí, điều chỉnh chiến lược tài chính và ngăn ngừa rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động. Việc này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, tuyển dụng nhiều hơn và phân quyền nhiều bộ phận.

Thứ tư: Xây dựng lịch sử tài chính tốt cho vòng gọi vốn tiếp theo

Nếu ngay từ đầu startup đã có hệ thống kế toán chuyên nghiệp, thì sẽ dễ dàng tích lũy được một lịch sử tài chính tin cậy. Nhà đầu tư ở các vòng sau sẽ căn cứ vào lịch sử này để đánh giá mức độ tăng trưởng và tính hiệu quả trong sử dụng vốn qua từng giai đoạn. Điều này tạo nên nền tảng vững chắc để gọi vốn nhanh hơn, với mức định giá cao hơn và ít bị pha loãng cổ phần.

Thứ năm: Tăng khả năng IPO hoặc hợp tác chiến lược

Với các doanh nghiệp có kế hoạch niêm yết cổ phiếu (IPO) trong 3–5 năm tới, chuẩn hóa kế toán là yêu cầu bắt buộc. Không có hệ thống kế toán đúng chuẩn, không thể qua vòng kiểm tra của Ủy ban Chứng khoán và các tổ chức tài chính. Bên cạnh đó, khi muốn hợp tác hoặc sáp nhập (M&A) với các đối tác lớn trong nước và quốc tế, việc minh bạch tài chính sẽ giúp thương lượng dễ dàng hơn, giá trị doanh nghiệp được định giá cao hơn và khả năng đàm phán tốt hơn.

Tóm lại, chuẩn hóa kế toán là khoản đầu tư chiến lược, không chỉ giúp gọi vốn thuận lợi mà còn tạo nền móng cho sự phát triển dài hạn. Những doanh nghiệp khởi nghiệp biết “bắt đầu đúng” với hệ thống kế toán rõ ràng sẽ luôn có lợi thế lớn trong cuộc đua giành niềm tin nhà đầu tư và vươn lên trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

5. Ví dụ thực tế minh họa

Để thấy rõ vai trò sống còn của việc chuẩn hóa kế toán trong quá trình gọi vốn, chúng ta hãy nhìn vào một số ví dụ thực tế từ thị trường startup Việt Nam – nơi mà từng con số trong sổ sách có thể quyết định vận mệnh của cả một doanh nghiệp non trẻ.

Một startup công nghệ tài chính (Fintech) tại TP.HCM, trong giai đoạn chuẩn bị gọi vốn vòng Series A, đã gặp không ít khó khăn do hệ thống kế toán ban đầu chỉ ghi chép thủ công, dữ liệu phân tán và không có báo cáo tài chính chính thức nào được kiểm toán. Mặc dù sản phẩm của họ được đánh giá cao về công nghệ, tốc độ tăng trưởng người dùng ổn định, nhưng các nhà đầu tư đều dè dặt và liên tục yêu cầu bổ sung thông tin tài chính để đánh giá mức độ rủi ro. Quá trình đàm phán kéo dài hơn 9 tháng nhưng vẫn không thể đi đến cam kết đầu tư chính thức.

Sau khi nhận ra “nút thắt” nằm ở hệ thống kế toán, đội ngũ sáng lập quyết định dừng việc gọi vốn để tập trung cải tổ toàn diện tài chính doanh nghiệp. Họ tuyển dụng một kế toán trưởng chuyên nghiệp, triển khai phần mềm kế toán ERP, thuê đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện báo cáo tài chính trong 2 năm gần nhất, và xây dựng bảng dữ liệu KPI chi tiết (doanh thu, chi phí khách hàng, tỷ suất lợi nhuận, v.v…).

Kết quả là chỉ sau 4 tháng kể từ khi hệ thống kế toán được chuẩn hóa, họ tái khởi động quá trình gọi vốn và nhận được sự quan tâm trở lại từ các nhà đầu tư. Một quỹ đầu tư đến từ Singapore đã quyết định rót vốn 2 triệu USD với mức định giá tăng 35% so với đợt đàm phán trước đó. Không chỉ vậy, quỹ còn hỗ trợ kết nối thêm nhiều đối tác chiến lược, mở rộng cơ hội hợp tác trong khu vực Đông Nam Á.

Ở chiều ngược lại, cũng có không ít trường hợp startup dù có sản phẩm tốt nhưng lại thất bại trong gọi vốn chỉ vì không chứng minh được hiệu quả tài chính qua số liệu đáng tin cậy. Một startup thương mại điện tử tại Hà Nội đã mất cơ hội nhận đầu tư 1 triệu USD chỉ vì không thể cung cấp được báo cáo tài chính kiểm toán và bảng kê dòng tiền chính xác. Điều đáng tiếc là sau đó, mô hình kinh doanh của họ bị một đối thủ sao chép và phát triển nhanh hơn – điều có thể đã được phòng ngừa nếu họ gọi vốn thành công đúng lúc để mở rộng thị phần.

Những ví dụ thực tế này cho thấy rằng: việc chuẩn hóa kế toán không phải là nhiệm vụ hành chính đơn thuần, mà là công cụ chiến lược giúp nâng cao giá trị doanh nghiệp và mở ra cánh cửa vốn hóa. Startup nào sớm nhận thức và hành động đúng sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt – không chỉ trong mắt nhà đầu tư mà còn trong toàn bộ hệ sinh thái khởi nghiệp.

Việc chuẩn hóa kế toán không còn là một lựa chọn phụ dành cho các startup đang trong giai đoạn đầu phát triển. Trong bối cảnh gọi vốn ngày càng cạnh tranh khốc liệt, các nhà đầu tư không chỉ “mua ý tưởng” mà họ cần thấy được khả năng vận hành minh bạch, kiểm soát tài chính chặt chẽ và tư duy quản trị bài bản. Một hệ thống kế toán rõ ràng chính là tấm gương phản chiếu trung thực về năng lực của doanh nghiệp, từ đó tạo dựng niềm tin và thúc đẩy quá trình ra quyết định đầu tư.

Nếu không hành động sớm, startup không chỉ đánh mất cơ hội gọi vốn tại thời điểm vàng mà còn tự tạo ra rào cản cho chính mình trong việc mở rộng quy mô, định giá công ty và hợp tác chiến lược trong tương lai. Tệ hơn, sự thiếu chuẩn bị trong kế toán còn có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý, xử phạt thuế hoặc sai lệch dữ liệu tài chính khiến doanh nghiệp lâm vào khủng hoảng bất ngờ.

Vì vậy, đầu tư vào chuẩn hóa kế toán là khoản chi phí chiến lược – mang lại nhiều lần giá trị trong suốt hành trình phát triển của startup. Dù bạn đang chuẩn bị gọi vốn vòng đầu tiên, đang tái cấu trúc tài chính hay hướng đến IPO trong vài năm tới, thì việc sở hữu một hệ thống kế toán vững chắc, minh bạch là điều không thể trì hoãn.

Đặc biệt “TĂNG TRƯỞNG THẦN TỐC X10 QUY MÔ” ra đời – như một lời giải, giúp doanh nghiệp gỡ rối tư duy. Một khóa học chiến lược hướng dẫn gọi vốn, xây dựng mô hình tăng trưởng và IPO. 

Nếu bạn từng loay hoay khi gọi vốn, lúng túng trước nhà đầu tư, hay chưa rõ đâu là con đường ngắn nhất để đưa doanh nghiệp mình vươn ra công chúng – thì đây chính là bước ngoặt dành cho bạn. ‘TĂNG TRƯỞNG THẦN TỐC X10 QUY MÔ’ không chỉ giúp bạn tháo gỡ những nút thắt chiến lược, mà còn trang bị tư duy tỷ phú, công cụ đòn bẩy tài chính và lộ trình IPO được chính những người trong cuộc thực hiện. Đây là cơ hội để bạn tăng tốc, bứt phá, và xây dựng một doanh nghiệp tăng trưởng theo cấp số nhân.

Cơ hội kết nối với nhà đầu tư, cố vấn cấp cao và hệ sinh thái khởi nghiệp mạnh mẽ tất cả gói gọn trong một chương trình. Đừng đợi đến khi đối thủ của bạn gọi vốn thành công hãy là người đi trước!

[ĐĂNG KÝ NGAY – NHẬN SUẤT THAM DỰ MIỄN PHÍ]