Doanh nghiệp dồn lực gọi vốn, quên mất quản lý chi phí

Trong hành trình gọi vốn, không ít doanh nghiệp khởi nghiệp – thậm chí đã vượt qua vòng Pre-seed hay Seed – lại rơi vào một cái bẫy quen thuộc: Quá tập trung vào việc “đẹp hồ sơ”, trau chuốt pitch deck, tìm kiếm nhà đầu tư, mà bỏ quên nền tảng sống còn: Quản lý chi phí. Không kiểm soát tốt dòng tiền khi đang dồn lực gọi vốn chẳng khác nào “đốt runway” trong vô thức – khiến doanh nghiệp sớm rơi vào tình trạng thiếu hụt thanh khoản, mất điểm trong mắt nhà đầu tư, và thậm chí buộc phải gọi vốn mới với định giá kém hấp dẫn hơn.

Nỗi đau lớn nhất không phải là thiếu vốn, mà là mất khả năng kiểm soát vốn đã có. Và mong muốn lớn nhất của người làm chủ không chỉ là được rót tiền, mà là duy trì được quyền chủ động trên đường dài.

Bài viết này từ HALO BIZ sẽ giúp bạn soi chiếu toàn cảnh: Vì sao doanh nghiệp thường quên kiểm soát chi phí khi gọi vốn, hệ lụy thực tế là gì, và đâu là các giải pháp tối ưu chi phí để vừa hút vốn tốt, vừa vận hành thông minh. Một bài viết dành cho những nhà sáng lập muốn đi xa chứ không chỉ đi nhanh.

1. Tại sao doanh nghiệp “quên” quản lý chi phí khi gọi vốn?

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của hệ sinh thái khởi nghiệp, gọi vốn trở thành một trong những ưu tiên sống còn với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, chính sự tập trung quá mức vào huy động vốn khiến không ít nhà sáng lập dần lơ là – thậm chí hoàn toàn bỏ qua – yếu tố cốt lõi: Quản lý chi phí.

Thứ nhất, sức ép về thời gian và kết quả là nguyên nhân hàng đầu. Để hoàn tất một vòng gọi vốn thành công, doanh nghiệp phải chuẩn bị hàng loạt tài liệu từ hồ sơ pháp lý, dữ liệu tài chính, mô hình tăng trưởng, cho đến slide pitch deck. Ngoài ra, họ còn phải tham gia sự kiện demo day, gặp mặt nhà đầu tư, đàm phán điều khoản… Tất cả diễn ra với cường độ cao và giới hạn thời gian. Trong guồng xoáy ấy, việc lập kế hoạch chi tiết cho chi phí vận hành bị xem nhẹ, đôi khi chỉ làm theo thói quen, không cập nhật sát với tình hình thực tế. Kết quả là nhiều khoản chi không kiểm soát dẫn đến vượt ngân sách – ảnh hưởng trực tiếp đến runway và khả năng tự chủ dòng tiền.

Thứ hai là tâm lý “gọi hết vốn mới đủ”, phản ánh một suy nghĩ khá phổ biến: Cứ huy động được nhiều tiền là đủ yên tâm phát triển. Đây là sai lầm nguy hiểm. Khi gọi vốn với tâm thế “càng nhiều càng tốt”, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng chi tiêu thoải mái, đầu tư dàn trải mà thiếu tính toán hiệu quả từng đồng vốn. Từ thuê nhân sự chưa cần thiết, mua phần mềm chưa sử dụng đến tổ chức sự kiện chỉ để “phủ sóng hình ảnh”, tất cả đều đẩy chi phí lên cao nhưng chưa chắc tạo giá trị tương xứng.

Cuối cùng, nhiều startup thường tập trung vào hình ảnh, sản phẩm hơn là tài chính nội tại. Việc xây dựng thương hiệu, hoàn thiện MVP (sản phẩm mẫu) hay chạy marketing luôn được ưu tiên để “gây ấn tượng” với nhà đầu tư. Nhưng nếu chỉ chăm chút cho bề ngoài mà không kiểm soát được chi phí vận hành, doanh nghiệp có thể rơi vào thế yếu trong đàm phán – hoặc tệ hơn là cạn dòng tiền trước khi kịp gọi vốn vòng tiếp theo.

Tóm lại, khi gọi vốn trở thành mục tiêu tuyệt đối, nhiều doanh nghiệp vô tình gạt bỏ bài toán chi phí ra khỏi chiến lược trung tâm. Đây chính là điểm nghẽn chiến lược mà nhà sáng lập cần nhận diện và xử lý kịp thời.

2. Hậu quả đáng lo nếu “quên” quản lý chi phí

Việc lơ là quản lý chi phí trong quá trình gọi vốn không chỉ khiến doanh nghiệp “chảy máu” dòng tiền mà còn kéo theo hàng loạt hệ lụy nghiêm trọng về dài hạn. Trước hết, một trong những hậu quả dễ thấy nhất là runway bị rút ngắn đáng kể. Runway là số tháng doanh nghiệp có thể tồn tại với mức chi hiện tại nếu không có thêm nguồn thu hoặc vốn mới. 

Theo khuyến nghị từ SVB và Investopedia, một startup nên có tối thiểu 18 tháng runway để đảm bảo thời gian xoay xở, vận hành và chuẩn bị cho vòng gọi vốn tiếp theo. Tuy nhiên, nếu chi phí không được kiểm soát chặt chẽ, runway này có thể tụt xuống còn 9–12 tháng, thậm chí ít hơn. Điều đó buộc doanh nghiệp phải gọi vốn sớm hơn kế hoạch – trong khi định giá chưa đủ hấp dẫn hoặc thị trường chưa thuận lợi – dẫn đến thiệt hại về quyền lợi và áp lực cổ phần bị pha loãng quá mức.

Tiếp theo là uy tín bị sụt giảm trong mắt nhà đầu tư. Một trong những yếu tố mà nhà đầu tư quan tâm hàng đầu chính là khả năng sử dụng vốn hiệu quả. Nếu doanh nghiệp không thể trình bày rõ ràng dòng tiền đã dùng vào đâu, hoặc có quá nhiều khoản chi vượt ngoài kế hoạch ban đầu, điều đó sẽ tạo cảm giác thiếu năng lực kiểm soát – thậm chí thiếu minh bạch. Nhà đầu tư rất nhạy với những tín hiệu rủi ro như vậy và hoàn toàn có thể rút lui khỏi deal, hoặc đưa ra các điều khoản bất lợi nhằm bảo vệ rủi ro của họ.

Cuối cùng là tình trạng overrun – vượt ngân sách. Đây là hệ quả trực tiếp của việc không lập kế hoạch tài chính bài bản hoặc không theo dõi chi phí sát sao. Khi các khoản chi vượt ngoài dự kiến – từ lương nhân sự, chi phí marketing, đến thuê ngoài dịch vụ – doanh nghiệp rơi vào trạng thái vỡ kế hoạch. Tệ hơn, nhiều startup chỉ phát hiện vấn đề khi dòng tiền đã cạn kiệt, buộc phải cắt giảm gấp rút, khiến hoạt động kinh doanh bị gián đoạn, mất đà tăng trưởng và đánh mất niềm tin từ đối tác, khách hàng.

Tóm lại, quản lý chi phí không chỉ là chuyện “sổ sách” mà là nền tảng để duy trì sự sống còn của doanh nghiệp trong giai đoạn gọi vốn. Việc chủ quan hoặc coi nhẹ yếu tố này có thể khiến toàn bộ nỗ lực gọi vốn rơi vào ngõ cụt.

3. Những dạng chi phí dễ bị bỏ qua khi gọi vốn

Trong quá trình gọi vốn, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào những khoản chi lớn, hiển nhiên như chi phí phát triển sản phẩm, marketing hay lương đội ngũ sáng lập. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có rất nhiều khoản chi nhỏ nhưng cộng dồn lại có thể tạo áp lực lớn lên ngân sách – đặc biệt khi không được dự trù hoặc kiểm soát chặt. Đây là nguyên nhân khiến nhiều startup dù huy động được vốn vẫn nhanh chóng rơi vào tình trạng “cháy túi” mà không hiểu rõ dòng tiền đã thất thoát ở đâu.

Loại chi phí đầu tiên thường bị bỏ qua là chi phí tiềm ẩn (hidden costs). Đây là những khoản không hiện rõ trên kế hoạch tài chính ban đầu, nhưng lại xuất hiện liên tục khi bước vào quá trình gọi vốn thực tế. Ví dụ điển hình là phí tư vấn pháp lý, phí audit báo cáo tài chính, chi phí thiết kế lại hồ sơ đầu tư cho chuyên nghiệp, hoặc mua các phần mềm hỗ trợ xây dựng dữ liệu tài chính. Nhiều doanh nghiệp vì quá chú trọng vào phần trình bày bên ngoài mà quên tính toán kỹ những khoản chi đi kèm này, dẫn đến chi phí phát sinh vượt ngoài tầm kiểm soát. Đặc biệt, các startup chưa có đội tài chính nội bộ mạnh thường phải thuê ngoài, càng đẩy chi phí lên cao.

Tiếp theo là chi phí hoạt động (overhead) – một “lỗ hổng” tài chính dai dẳng nếu không được kiểm soát định kỳ. Overhead bao gồm chi phí thuê văn phòng, nhân sự hành chính, phần mềm SaaS quản trị, máy chủ lưu trữ dữ liệu… Những khoản này tưởng nhỏ nhưng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi vận hành. Theo khảo sát của Kruze Consulting, nhiều startup chi đến 20–30% ngân sách hằng tháng cho overhead mà không mang lại giá trị tương ứng về tăng trưởng doanh thu. Khi gọi vốn, doanh nghiệp thường ít chú ý đến việc tối ưu các khoản này vì cho rằng đó là “chi phí cố định không thể giảm”, trong khi thực tế hoàn toàn có thể đàm phán, thay thế hoặc cắt bỏ.

Cuối cùng là chi phí cơ hội (opportunity cost) – khoản chi ít được thể hiện bằng con số, nhưng ảnh hưởng lớn đến năng suất vận hành. Khi dồn toàn bộ nhân sự vào viết pitch deck, tham gia các sự kiện đầu tư chưa phù hợp, hoặc duy trì mối quan hệ với nhà đầu tư không tiềm năng, doanh nghiệp thực chất đang bỏ lỡ các cơ hội tăng trưởng thực sự: phát triển sản phẩm, mở rộng kênh bán hàng, hoặc khai thác tệp khách hàng chiến lược. Sự “lãng phí tài nguyên con người” này là một dạng chi phí ngầm, nhưng gây thiệt hại dài hạn nếu không được nhận diện kịp thời.

Nhận diện và kiểm soát ba loại chi phí trên không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách trong giai đoạn gọi vốn mà còn tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững sau gọi vốn.

4. Cách quản lý chi phí khi dồn lực gọi vốn

Trong bối cảnh doanh nghiệp dốc toàn lực để gọi vốn, việc kiểm soát chi phí càng trở nên sống còn nhằm giữ vững tính chủ động và duy trì runway dài hạn. Để đạt được điều đó, nhà sáng lập cần thực hiện đồng thời nhiều chiến lược quản trị tài chính thông minh và linh hoạt.

Trước tiên là lập ngân sách chi tiết kèm runway. Việc phân chia ngân sách rõ ràng theo từng khoản mục – như marketing, thuê ngoài, pháp lý, vận hành – là bước đầu tiên để hình dung dòng tiền thực tế. Nên thiết lập mô hình dự toán theo tháng hoặc quý, gắn liền với kế hoạch sử dụng vốn cụ thể của từng giai đoạn. Quan trọng không kém là việc tính toán runway – tức số tháng doanh nghiệp có thể tồn tại nếu không thu thêm doanh thu – dựa trên nguồn vốn gọi được và mức burn rate hiện tại. Tối thiểu 18 tháng runway là tiêu chuẩn an toàn. Ngoài ra, việc thiết lập bảng điều chỉnh ngân sách theo tháng cũng giúp doanh nghiệp kịp thời nhận diện sai lệch và đưa ra biện pháp tối ưu kịp thời.

Tiếp đến là phân loại và ưu tiên chi phí thiết yếu. Mô hình “essential vs discretionary” là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp tập trung vào những khoản chi thực sự cần thiết cho tăng trưởng – như phát triển sản phẩm, nhân sự chủ lực, và pháp lý. Các khoản không thiết yếu như event xa, phần mềm dùng thử chưa mang lại hiệu quả hoặc marketing hình ảnh nên được trì hoãn hoặc cắt giảm. Cách làm này không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn thể hiện khả năng kiểm soát chi tiêu trong mắt nhà đầu tư.

Song song đó, cần áp dụng mô hình lean và tự động hóa (automation). Lean Startup và Agile không chỉ giúp tối ưu nguồn lực mà còn rút ngắn thời gian thử nghiệm, tránh đầu tư dàn trải. Đồng thời, sử dụng dịch vụ outsource kế toán, truyền thông hay pháp lý giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự cố định, nhất là trong giai đoạn chưa cần mở rộng quy mô.

Một giải pháp thiết thực khác là đàm phán và tìm nhà cung cấp tối ưu. Từ agency marketing, phần mềm SaaS cho đến đơn vị luật, đều có thể thương lượng được mức giá hoặc ưu đãi thanh toán dài hạn. Việc khảo sát giá thị trường và đàm phán linh hoạt giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm soát overhead và tối ưu không gian làm việc. Với các startup, lựa chọn làm việc từ xa hoặc sử dụng văn phòng coworking là cách giảm tải đáng kể chi phí vận hành. Việc rà soát định kỳ các phần mềm đăng ký, công cụ SaaS, và loại bỏ những subscriptions không còn dùng đến cũng là cách tinh gọn chi phí hiệu quả.

Cuối cùng, theo dõi chi phí bằng KPI và báo cáo định kỳ là điều bắt buộc. Các chỉ số như CAC (chi phí thu hút khách hàng), Burn Rate (tốc độ “đốt tiền”), LTV/CAC, Net Burn cần được đo lường, cập nhật hàng tuần hoặc tháng. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất sử dụng vốn, từ đó điều chỉnh chiến lược phù hợp, đặc biệt khi bước vào vòng gọi vốn kế tiếp.

Tóm lại, quản lý chi phí không phải là bài toán cắt giảm đơn thuần, mà là nghệ thuật phân bổ thông minh trong hành trình gọi vốn – giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm, vừa tăng khả năng thuyết phục nhà đầu tư.

5. Thực tế áp dụng – ví dụ minh họa

Không chỉ là lý thuyết, những bài học thực tiễn từ các startup đã và đang trong hành trình gọi vốn cho thấy vai trò sống còn của việc kiểm soát chi phí. Hai trường hợp sau minh họa rõ ràng: Một bên biết cách phân bổ nguồn lực hợp lý để tối ưu runway, bên kia lại mắc sai lầm cơ bản khi quên tính toán chi phí phát sinh, dẫn đến áp lực tài chính ngoài dự kiến.

Ví dụ A – Startup SaaS gọi vốn Seed cho thấy giá trị của tư duy tài chính bài bản. Với ngân sách ban đầu 500.000 USD và kỳ vọng duy trì hoạt động trong 18 tháng, doanh nghiệp này phân bổ nguồn vốn rất rõ ràng: 40% cho nghiên cứu phát triển sản phẩm (R&D), 30% cho marketing, 15% cho nhân sự chủ lực và 15% còn lại dành cho overhead và chi phí pháp lý. 

Điều đáng chú ý là họ không sa đà vào chi tiêu mở rộng quy mô quá sớm, mà chủ động lựa chọn giải pháp outsource kế toán, tự triển khai các tài liệu pháp lý thay vì thuê ngoài toàn bộ, và chuyển từ văn phòng cố định sang mô hình coworking. Chính các quyết định này giúp họ tiết kiệm đến 20% chi phí overhead – tương đương khoảng 75.000–100.000 USD. Kết quả là runway kéo dài thêm 3–4 tháng, mang lại sự ổn định và thời gian đàm phán thoải mái hơn cho vòng vốn tiếp theo. Đặc biệt, nhà đầu tư đánh giá cao sự rõ ràng trong báo cáo tài chính và KPI, từ đó nâng cao khả năng rót vốn.

Trái ngược hoàn toàn là Ví dụ B – Nhà sáng lập quên phí đi roadshow. Trong giai đoạn chuẩn bị gọi vốn, founder này chỉ tập trung vào ngân sách marketing, lương đội ngũ và phát triển MVP, mà quên không dự trù các chi phí “mềm” như: vé máy bay, khách sạn, hội thảo đầu tư, phí tư vấn pháp lý tại chỗ… Khi thực hiện roadshow tại ba thành phố lớn, tổng chi phí phát sinh lên tới 50.000 USD – chiếm gần 10% tổng số vốn ban đầu.

 Khoản này không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành ban đầu, mà còn làm gián đoạn hoạt động marketing và sản phẩm do phải chuyển hướng dòng tiền. Đây là bài học đắt giá cho thấy: mọi kế hoạch gọi vốn đều phải trừ hao ít nhất 10–15% cho chi phí vận hành chiến lược, đặc biệt là hoạt động liên quan đến tiếp xúc nhà đầu tư.

Hai ví dụ trên cho thấy: cùng một mục tiêu gọi vốn, nhưng tư duy quản lý chi phí khác nhau dẫn đến kết quả trái ngược. Startup thành công là startup biết “giữ tiền” trước khi biết “gọi tiền”.

Trong hành trình chinh phục nhà đầu tư, nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp đã dành toàn bộ tâm trí để “gọi tiền” mà quên mất kỹ năng quan trọng hơn: giữ tiền. Gọi vốn là công cụ để tăng trưởng – nhưng nếu dòng vốn bị chi tiêu sai lệch, vượt ngân sách hay đốt vào những khoản không tạo giá trị thực, thì gọi vốn chỉ khiến doanh nghiệp lớn nhanh mà… đổ vỡ sớm.

Mong muốn thực sự của nhà sáng lập không chỉ là huy động được vài triệu đô, mà là giữ được quyền chủ động vận hành, có thời gian để chứng minh giá trị và xây dựng doanh nghiệp đúng tốc độ. Không ai muốn thấy startup vừa gọi vốn xong đã lao vào xoay tiền trả lương, cắt giảm nhân sự hay xin thêm vốn trong thế yếu. Điều các nhà đầu tư đánh giá cao nhất không phải là “pitch hay”, mà là năng lực kiểm soát – cả tài chính lẫn chiến lược – từ đội ngũ sáng lập.

Nếu bạn đang trong giai đoạn chuẩn bị gọi vốn hoặc vừa huy động thành công, hãy dành thời gian nghiêm túc để rà soát, phân bổ và quản lý chi phí một cách chiến lược. Đó không chỉ là cách bảo vệ chính mình, mà còn là minh chứng mạnh mẽ gửi đến nhà đầu tư: tôi xứng đáng được rót vốn và đồng hành dài hạn.

Gợi ý từ HALOBIZ

Bạn đang chuẩn bị gọi vốn nhưng chưa có kế hoạch tài chính rõ ràng? Bạn đã huy động được tiền nhưng băn khoăn không biết phân bổ ngân sách ra sao để không “đốt tiền”?

HALOBIZ sẵn sàng đồng hành cùng bạn qua từng bước:

• Thiết kế ngân sách phù hợp với từng giai đoạn gọi vốn
  
  
• Xây dựng KPI chi phí, runway và báo cáo minh bạch
  
  
• Tối ưu chi phí overhead và dòng tiền vận hành
  
  
• Hỗ trợ đàm phán, phân bổ dòng vốn thông minh, hiệu quả
  
  

Đăng ký tư vấn cùng HALOBIZ ngay hôm nay để không chỉ gọi được vốn, mà còn giữ được vốn, dùng đúng vốn và phát triển bền vững!

Đặc biệt “Giải Mã Kỳ Lân và IPO ” ra đời – như một lời giải, giúp doanh nghiệp gỡ rối tư duy. Một khoá học chiến lược hướng dẫn gọi vốn, xây dựng mô hình tăng trưởng và IPO. 

Nếu bạn từng loay hoay khi gọi vốn, lúng túng trước nhà đầu tư, hay chưa rõ đâu là con đường ngắn nhất để đưa doanh nghiệp mình vươn ra công chúng – thì đây chính là bước ngoặt dành cho bạn. ‘Giải Mã Kỳ Lân & IPO’ không chỉ giúp bạn tháo gỡ những nút thắt chiến lược, mà còn trang bị tư duy tỷ phú, công cụ đòn bẩy tài chính và lộ trình IPO được chính những người trong cuộc thực hiện. Đây là cơ hội để bạn tăng tốc, bứt phá, và xây dựng một doanh nghiệp tăng trưởng theo cấp số nhân.

Cơ hội kết nối với nhà đầu tư, cố vấn cấp cao và hệ sinh thái khởi nghiệp mạnh mẽ tất cả gói gọn trong một chương trình. Đừng đợi đến khi đối thủ của bạn gọi vốn thành công hãy là người đi trước!

[ĐĂNG KÝ NGAY – NHẬN SUẤT THAM DỰ MIỄN PHÍ]